O Apostilamento de Haia está fundamentado na Convenção sobre a Eliminação da Exigência de Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros, celebrada na Haia, em 5 de outubro de 1961 (Convenção da Apostila).

No Brasil, sua base legal é encontrada na Resolução nº 228 de 22/06/2016, do Conselho Nacional de Justiça – CNJ, bem como nos Provimentos 62/2017 e 119/2021, ambos do CNJ.

O apostilamento é um procedimento realizado pelo Oficial de Registro Civil das Pessoas Naturais e de Interdições e Tutelas da Sede da Comarca de Marília/SP para a legalização de documentos produzidos em território nacional, e destinados a produzir efeitos nos países que são adeptos à Convenção sobre a Eliminação da Exigência de Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros (Convenção da Apostila), os quais poderão ser consultados através do link: https://www.cnj.jus.br/poder-judiciario/relacoes-internacionais/apostila-da-haia/paises-signatarios/.

Tal procedimento consiste na aposição de uma apostila (equivalente a um carimbo de autenticidade) emitida em sistema próprio, afixada ao documento apresentado.

Recentemente, com a edição do Provimento 119/2021 do CNJ, passou a ser possível o apostilamento em documento eletrônico, o qual poderá ser apostilado independentemente da impressão em papel.

Podem ser apostilados documentos públicos, cujo apostilamento será realizado com base na assinatura do emissor do documento, tais como: Escrituras públicas, Certidões do Registro Civil (Certidões de Inteiro Teor para serem utilizadas, por exemplo, para fins de cidadania), Diplomas Universitários, Históricos Escolares, Traduções Públicas Juramentadas, dentre outros.

Ainda, podem ser apostilados documentos particulares, casos em que o apostilamento se dará com base na assinatura do funcionário do cartório que reconhecer a firma do documento. Exemplos: contratos particulares, documentos empresariais, Certificados de Livre Venda (para fins de exportação), dentre outros.

Excepcionalmente, podem ser apostilados cópias autenticadas de documentos, tais como cópias de RG, CPF, Passaporte, ou outro documento em que seja inviável o apostilamento da sua via original.

Observações:

• Os documentos devem ser apresentados com assinatura/firma reconhecida, com exceção das Certidões emitidas por Cartórios de Registro Civil ou Tabelião de Notas, bem como das Traduções Públicas Juramentadas, em que o(a) respectivo(a) tradutor(a) público(a) tenha cadastro na Central de Tradutores da Central do Registro Civil – CRC;
• Conforme a natureza do documento, poderão ser exigidos procedimentos específicos prévios à aposição da apostila. (artigo 2º da Resolução 228 do CNJ);
• Não será aposta apostila em documento que evidentemente consubstancie ato jurídico contrário à legislação brasileira (artigo 4º da Resolução 228 do CNJ).